Топливные карты, подобно любым чиповым картам, позволяют оплачивать товары и услуги, однако с их помощью возможна оплата только горючих и смазочных материалов (ГСМ), предоставляемых компанией, у которой была приобретена топливная карта. Кажущийся на первый взгляд ограниченный выбор как товаров, так и их поставщиков компенсируется рядом возможностей по учету потребляемой продукции и затраченных на нее средств. Отчетность, предоставляемая топливной компанией, необходима, в первую очередь, корпоративным клиентам. Все приобретенные для сотрудников предприятия топливные карты привязываются к единому счету, по операциям с которым и ведется отчетность.
- Учет потребления ГСМ по топливным картам
Использование топливных карт вместо устаревающих талонов на топливо позволяет вести учет общего количества ГСМ, приобретенных корпорацией, а также объемы, ушедшие каждому пользователю карты. Это позволяет, во-первых, контролировать расход топлива, предназначенного строго для выполнения рабочих задач, каждым сотрудником, не допуская использования не по назначению. Также при помощи учета затраченного топлива, работодатели могут контролировать водителей, не допуская их отклонения от маршрута. Во-вторых, появляется возможность планировать расход топлива, основываясь на данных предыдущих периодов и, таким образом, иметь возможность экономить на топливе. Данные о потреблении ГСМ поступают раз в выбранный, по договоренности с топливной компанией, период: месяц, квартал, год и проч. автоматически.
- Бухгалтерский учет топливных карт
Бухучет топливных карт осуществляется по упрощенной схеме, вследствие того, что сами карты, в отличие от банковских аналогов, не являются платежными средствами. Топливные карты несут при использовании только информацию о денежных ресурсах, оставшихся на счете топливной компании, который пополняет заранее предприятие. Таким образом, все бухгалтерские документы: счет-фактура, отчеты по всем операциям и документы о состоянии счета на конец каждого месяца – предоставляются топливной компанией. В программе 1С-бухгалтерия учет ГСМ по топливным картам производится переводом на счет10 как «Материалы». При этом списание может осуществляться как раз в месяц, так и регулярно.
- Бюджетный учет топливных карт
Отчисления в бюджет в виде налога на прибыль на покупку ГСМ по топливным картам определяются как затраты на содержание штатного служебного автотранспорта. Отчетным документом, сопровождающим данную операцию, является путевой лист.
