Топливные карты для юридических лиц являются инструментом безналичной оплаты горюче-смазочных материалов. В отличие от других платежных карт: кредитных и дебетовых, с помощью топливной карты возможна покупка только ГСМ в определенной сети АЗК, где карта была оформлена, и на АЗС партнерах. При этом сами топливные карты платежным средством не признаются, они являются средством передачи информации о платежном счете, с которого списываются деньги за топливо и масло.
Система топливных карт обладает особенностями, делающими ее незаменимой для юрлиц, в числе основных фондов и оборотных средств которых находится большое количество автомобильного транспорта. Среди упомянутых особенностей выделяют две наиболее значительные:
- Упрощенная схема оплаты нефтепродуктов.
Полностью исключается наличный расчет и связанные с ним возможные спекуляции водителей, хищения преступниками и прямое уничтожение наличных денежных средств, вследствие чрезвычайных ситуаций, к примеру, автокатастроф. Непосредственно процедура оплаты представляет собой списание денежных средств со счета, реквизиты которого сообщаются сети АЗС в ходе оформления топливной карты. Юридическое лицо сообщает данные об одном банковском счете, с которого будут впоследствии списываться средства при покупке ГСМ с любой принадлежащей ему карте. Выгода такой схемы заключается в том, что на период действия договора заправка по топливной карте осуществляется по ценам, указанным в договоре и не меняющимся с ростом или спадом розничной цены на ГСМ.
- Предоставление юридическому лицу всех видов отчетности: бухгалтерской, бюджетной, учет количества приобретенного товара.
По каждой карте, находящейся в собственности юридического лица, в любой момент в режиме онлайн может быть получена информация о количестве, виде, цене, месте приобретения потребленных пользователем карты ГСМ. Также существует возможность ограничения лимита доступного ежедневно (еженедельно, ежемесячно и т.д.) топлива или средств для его покупки. Кроме того, юридическому лицу ежемесячно предоставляется готовый пакет документов, содержащий счета-фактуры, отчетность по каждой финансовой операции и прочие бухгалтерские бумаги, на оформление которых в случае оплаты иными способами понадобился бы отдельный штат сотрудников.
